Nota interna

El propósito de agregar notas internas a un ticket es mantener conversaciones privadas entre los miembros internos. Los agentes de soporte utilizan notas internas para registrar información sobre las consultas de los clientes, las interacciones anteriores y los pasos dados para abordar el problema. Esta información es fundamental para proporcionar un apoyo coherente y eficaz.

Los agentes o administradores individuales, los equipos o departamentos enteros pueden recibir notificaciones sobre notas internas dentro del sistema. Puede etiquetar a un agente o administrador en particular dentro de una nota interna para alertarnos o notificarles que se les ha mencionado en la nota interna de un ticket. Del mismo modo, es posible especificar un equipo en la nota interna para informar a todos los agentes que pertenecen a ese equipo que han sido mencionados en la nota interna de un ticket. Del mismo modo, puede optar por especificar un departamento en particular dentro de la nota interna, lo que activará notificaciones a los agentes asociados a ese departamento, informándoles que su departamento sea mencionado en la nota interna de un ticket.

Estas son algunas de las principales ventajas de utilizar notas internas :

1. Registrar información : Las notas internas ayudan a mantener un registro de información, acciones y decisiones importantes, lo que facilita la referencia a eventos pasados y el mantenimiento de un registro organizado de actividades.

2. Ahorro de tiempo : Los empleados pueden ahorrar tiempo documentando la información en lugar de buscarla o repetir las mismas explicaciones. Esto conduce a una mayor eficiencia en varios procesos.

3. Resolución de problemas : Cuando se trata de problemas complejos, las notas internas permiten a los equipos compartir ideas y esbozar posibles soluciones. Esta solución colaborativa de resolución de problemas puede conducir a soluciones más efectivas.

4. Interacción proceso con el cliente : Las notas internas ayudan a los agentes de soporte a brindar un mejor servicio al mantener un registro de las interacciones, problemas y resoluciones de los clientes. Esto garantiza un servicio consistente y personalizado.

5. Intercambio de información : Las notas internas permiten a los empleados compartir sus conocimientos y experiencia con sus colegas. Esto promueve el aprendizaje continuo y garantiza que no se pierda información valiosa cuando los empleados abandonan la organización.

6. Seguimiento de tareas : Las notas internas se utilizan con frecuencia para realizar un seguimiento del progreso de las tareas o los problemas de los clientes.