Note interne

L’ajout de notes internes à un ticket a pour but de maintenir des conversations privées entre les membres internes. Les agents de support utilisent des notes internes pour enregistrer des informations sur les demandes des clients, les interactions précédentes et les mesures prises pour résoudre le problème. Ces informations sont essentielles pour fournir une assistance cohérente et efficace.

Des agents ou administrateurs individuels, des équipes ou des départements entiers peuvent recevoir des notifications concernant les notes internes au sein du système. Vous pouvez identifier un agent ou un administrateur particulier dans une note interne pour l’alerter/l’avertir qu’il a été mentionné dans la note interne d’un ticket. De même, il est possible de préciser une équipe dans la note interne pour informer tous les agents appartenant à cette équipe qu’ils ont été mentionnés dans la note interne d’un ticket. De même, vous pouvez choisir de spécifier un service particulier dans la note interne, ce qui déclenchera des notifications aux agents associés à ce service, les informant que leur service a été mentionné dans la note interne d’un ticket.

Voici quelques-uns des principaux avantages de l’utilisation des notes internes :

1. Enregistrer les informations : Les notes internes aident à conserver un enregistrement des informations, actions et décisions importantes, facilitant ainsi le référencement aux événements passés et la tenue d’un enregistrement organisé des activités.

2. Gain de temps : Les employés peuvent gagner du temps en documentant les informations au lieu de les rechercher ou de répéter les mêmes explications. Cela conduit à une efficacité accrue dans divers processus.

3. Résolution de problèmes : Lorsqu’il s’agit de problèmes complexes, les notes internes permettent aux équipes de partager des idées et de présenter des solutions potentielles. Cette solution collaborative de résolution de problèmes peut conduire à des solutions plus efficaces.

4. Interaction client transparente : Les notes internes aident les agents d’assistance à fournir un meilleur service en conservant un enregistrement des interactions, des problèmes et des résolutions des clients. Cela garantit un service cohérent et personnalisé.

5. Échange d’informations : Les notes internes permettent aux collaborateurs de partager leurs connaissances et leur expertise avec leurs collègues. Cela favorise l’apprentissage continu et garantit que des informations précieuses ne sont pas perdues lorsque les employés quittent l’organisation.

6. Suivi des tâches : Les notes internes sont fréquemment utilisées pour suivre la progression des tâches ou les problèmes des clients.